ev-0001 — 受領記録のない封書の保管処理

受領者が不明の封書は、配送された事実を受取窓口職員が確認することにより保管されます。受領記録票には、具体的な受取日時と仮の受領番号が割り当てられ、前回と同様に追加されます。この番号は受け取る必要のある書類の有無にかかわらず、すべての封書に適用されます。現行手順において、受領記録票内で受領済と確認されるためのチェック欄が設けられ、実際の確認作業は行われません。

保管場所は郵便受付室に専用の保管箱が設置され、封書は匿名利用者からの問い合わせを想定し備える形で運用されています。返却先や送付元が明記されていない場合でも、封書の保管期限は[欠落]により延長可能です。なお、受領者に関する新たな情報が判明するまでは開封は行われず、そのまま保管されるため、参照制限がかかっています。

これらの手順は暫定運用として確立されていますが、窓口職員は受領記録票での確認が不要と判断される場合に限り、通常業務として対処できます。このため、引き続き運用手順の見直しが求められていますが、現時点での変更はありません。